Pierwszym krokiem przy rozpoczynaniu sprawy spadkowej jest zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji którą należy załączyć do wniosku o stwierdzenie nabycia spadku kierowanego do sądu lub okazać notariuszowi przy sporządzaniu aktu poświadczenia dziedziczenia. Oczywiście podstawowym dokumentem jest odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy.
Innymi aktami stanu cywilnego które są potrzebne do przeprowadzenia sprawy spadkowej są:
- odpisy skrócone aktów urodzenia zstępnych spadkodawcy jeśli są oni powołani do dziedziczenia z ustawy
- odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy jeżeli pozostawał on w związku małżeńskim w chwili śmierci. ;
- odpis skrócony aktu urodzenia spadkodawcy oraz ewentualnie odpisy skrócone aktów zgonu rodziców spadkodawcy, gdy spadkodawca nie posiadał zstępnych w chwili otwarcia spadku;
- odpisy skrócone aktów urodzenia rodzeństwa spadkodawcy gdy są powołani do dziedziczenia z ustawy tj. gdy spadkodawca nie pozostawił zstępnych i co najmniej jeden z rodziców nie dożył otwarcia spadku, ewentualnie skrócony odpis aktu zgonu tego z rodzeństwa które nie dożyło otwarcia spadku;
- odpis skrócony aktu urodzenia dalszych zstępnych rodzeństwa spadkodawcy jeżeli są powołani do dziedziczenia z ustawy. Jeżeli do spadku powołany jest z ustawy dalszy zstępny rodzeństwa spadkodawcy potrzebne są akty zgonu jego wstępnych, którzy nie dożyli otwarcia spadku;
- odpis skrócone aktów urodzenia rodziców spadkodawcy oraz ewentualnie akty zgonu dziadków spadkodawcy, jeżeli spadkodawca nie pozostawił zstępnych, małżonka, rodziców, rodzeństwa i zstępnych rodzeństwa;
- odpisy skrócone aktów małżeństwa tych spadkobierców, którzy zmienili nazwisko w wyniku zawarcia związku mażeńskiego
Należy pamiętać, że akty stanu cywilnego spadkobierców są potrzebne do przeprowadzenia postępowania spadkowego nawet wówczas gdy spadkodawca pozostawiła testament. Nie są natomiast konieczne akty stanu cywilnego spadkobiercy testamentowego, jeżeli nie ma on jednocześnie statusu spadkobiercy ustawowego.
Aktualnie potrzebne akty stanu cywilnego można uzyskać w każdym Urzędzie Stanu Cywilnego. Zgodnie z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego odpis aktu stanu cywilnego wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi oraz osobie która wykaże w tym interes prawny. Takim interesem jest konieczność przeprowadzenia postępowania spadkowego po określonej osobie i załączenie wymaganych aktów stanu cywilnego.
Jeżeli spadkodawca sporządził testament lub testamenty do wniosku o stwierdzenie nabycia spadku dołączyć należy wszystkie posiadane testamenty.
Ponadto dokumentami wymaganymi w postępowaniu spadkowym są:
- postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia po spadkobiercy spadkobiercy. Dotyczy to również dalszych spadkobierców;
- orzeczenie sądowe którego skutkiem jest traktowanie spadkobiercy jakby nie dożył otwarcia spadku. Takimi orzeczeniami są wyrok uznający określoną osobę za niegodną dziedziczenia oraz wyrok wyłączający małżonka od dziedziczenia na podstawie art. 940 KC;
- umowa o zrzeczeniu się dziedziczenia, jeżeli została zwarta;
- oświadczenie o odrzuceniu spadku przez spadkobiercę, jeżeli zostało złożone przed wszczęciem postępowania spadkowego.
- Dowody potwierdzające skład majątku spadkodawcy w chwili sporządzenia testamentu, którego wykładnia wymaga odwołania się do reguły interpretacyjnej określonej w art. 961 KC.
Wymienione dokumenty powinny być złożone w oryginale (akty notarialne jako wypis) lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność. Testament własnoręczny musi być złożony w oryginale, oczywiście jeżeli wnioskodawca takowy posiada.
Wniosek o stwierdzenie nabycia spadku powinien zawierać:
- oznaczenie sądu, do którego jest skierowany (patrz niżej);
- imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania wnioskodawcy oraz uczestników tj pozostałych spadkobierców ustawowych i testamentowych znanych wnioskodawcy;
- numer PESEL wnioskodawcy, jeżeli takowy posiada lub oświadczenie, że nie posiada takiego numeru;
- oznaczenie rodzaju pisma tj, wniosek o stwierdzenie nabycia spadku;
- dokładnie określone żądanie tj. wniosek o stwierdzenie nabycia spadku po określonej osobie;
- przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie (fakt śmierci spadkodawcy, jego stan cywilny w chwili śmierci, wskazanie kręgu spadkobierców ustawowych, wymienienie testamentów spadkodawcy, wskazanie innych okoliczności mających wpływ na dziedziczenie) oraz uzasadniających właściwość sądu (wskazanie ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy)
- podpis wnioskodawcy
- wymienienie załączników
Jeżeli wnioskodawca zamierza kwestionować testament spadkodawcy we wniosku o stwierdzenie nabycia spadku można podnieść zarzut nieważności tego testamentu oraz wskazać dowody na poparcie tego zarzutu.
Wniosek o stwierdzenie nabycia spadku wnosi się do sądu rejonowego właściwego dla ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy. Wniosek można wysłać pocztą lub złożyć osobiście w biurze podawczym sądu. Wniosek podlega opłacie 105 zł (100 zł opłata od wniosku, 5 zł opłata za wpis do rejestru spadkowego). Jeżeli w jednym piśmie wnosimy o stwierdzenie nabycia spadku po kilku osobach, każdy z tych wniosków podlega odrębnej opłacie. Należy jednak pamiętać, że w takim wypadku sąd do którego wnosimy wniosek powinien być właściwy dla każdego ze spadkodawców.
Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia może być sporządzony natomiast przez dowolnego notariusza. Należy jednak pamiętać, że inaczej niż w sądowym postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku, przy sporządzaniu aktu poświadczenia dziedziczenia wymagany jest osobisty udział wszystkich spadkobierców ustawowych i testamentowych.